Comment être plus productive dans le travail ? Mes 13 conseils d’entrepreneuse distraite

Tu es la reine des entrepreneuses distraites et tu t’éparpilles en moins de temps qu’il en faut pour le dire ? Bon, premièrement, laisse-moi clarifier la situation : on se dispute le trône ! Car oui, moi aussi, j’ai tendance à regarder un peu trop longuement par la fenêtre, à me laisser submerger par ma to-do list à rallonge et à me lancer sur tous les fronts à la fois. Cui cui, les petits oiseaux, tout ça… Résultat ? La productivité n’est pas à son comble et les projets n’avancent pas comme ils le devraient. Sauf qu’on a une entreprise à faire tourner, ma petite dame ! Alors comment être plus productive dans le travail pour être une entrepreneuse plus efficace ?

Je n’ai rien inventé, mais je te partage tous les trucs et astuces qui m’aident vraiment à être moins distraite et à mieux gérer mon temps et mes projets ! Évidemment, nous sommes toutes différentes, avec des fonctionnements et des chronotypes variés. Le tout est de trouver les meilleurs hacks et de les adapter à ta façon de faire. Allons-y !

1. Cadrer la semaine avec des blocs de temps

Le time blocking est une technique d’organisation plutôt efficace, qui t’évite de partir en freestyle et de t’éparpiller. Planifie ta semaine en prévoyant des blocs de temps consacrés à des tâches particulières. Tu peux cadrer les choses plus ou moins, tout dépend de ce qui fonctionne le mieux pour toi.

Je prends mon exemple de rédactrice web SEO. Une structure trop stricte, où tout doit être sous contrôle, ce n’est pas possible. Ça serait même contre-productif dans mon cas. J’organise donc mes journées en consacrant des créneaux aux différents aspects de mon business : l’administratif, la vente, les missions pour mes clientes, la création de contenus pour mon site internet, la prospection, etc.

Le tout est d’instaurer un rituel de travail et de le planifier dans ton agenda. C’est comme ton emploi du temps, quand tu étais au collège (ah… nostalgie, quand tu nous tiens !).

La bonne stratégie, c’est de prévoir les tâches qui te demandent le moins d’effort et de concentration aux moments de la journée où tu n’es pas la plus productive. Par exemple, je m’occupe des mails et des réseaux sociaux le matin, pendant que j’émerge tranquillement. Je garde l’après-midi pour travailler pour mes clients, parce que je sais que c’est là que ma concentration est la meilleure.

💡 Astuce : pour ne pas te provoquer trop de stress lorsque des deadlines approchent, pense aussi à aménager des blocs de temps « de secours » dans ta routine. Tu pourras ainsi t’étaler dessus quand la charge de travail est supérieure.

2. Couper les notifications pour ne pas être dérangée

C’est d’une logique imparable ! Si tu ne veux pas être divertie quand vient l’heure de bosser, fais en sorte qu’il n’y ait pas de distraction. Et là, je m’en remets à ta bonne volonté. Tu as lu et entendu ça partout. Tu sais très bien que c’est ce qu’il faut faire. Il serait temps de l’appliquer, non ? Non, mais vraiment, mets-toi en mode silencieux !

Un bip par ci, une sonnerie par là… Le mail de Thérèse qui arrive avec trois jours de retard. C’est non ! Respecte les périodes que tu as prévues pour traiter tes messages et autres demandes de contact. Et quand vient le temps d’avancer sur tes missions, tu coupes les notifications !

3. Tracker son temps : mon game changer

Il y a un truc qui a radicalement changé ma façon de travailler, c’est de tracker mon temps. Et c’est purement psychologique, car de savoir que le chronomètre file, ça m’oblige à rester concentrée sur ce que je fais. S’il me vient soudain l’envie d’aller chercher des informations sur internet pour mon prochain article, alors que je suis encore en train d’écrire le précédent, je vais me rappeler à l’ordre toute seule, comme une grande, car je sais que je suis en train de comptabiliser la durée de la rédaction en cours.

Se chronométrer pour mesurer son efficacité

De plus, le time tracking te permet de faire le bilan sur ta gestion du temps et de voir ce qui t’occupe le plus. Et en recoupant ces informations avec les résultats que tu obtiens dans les différents aspects de ton travail, tu sauras où redoubler d’efforts, ou au contraire, sur quoi tu dois passer moins de temps, car ça ne sert pas tes objectifs ou ta rentabilité.

Utiliser la technique Pomodoro pour booster sa productivité

Tu as sûrement déjà entendu parler de la méthode Pomodoro. Cette technique de gestion du temps consiste en un enchaînement de sessions de travail de 25 minutes, entrecoupées de pauses de 5 minutes. Le principe est simple, en dédiant une courte période au travail, ça te permet de t’y mettre à fond et d’être plus productive. Un cycle est constitué de 4 sessions. À la fin du cycle, tu peux faire un break plus long, de 15 à 20 minutes. Tu peux bien évidemment adapter cette méthode et opter pour des sessions plus longues.

📱 Les applis de suivi de temps : tu trouveras des outils gratuits en ligne pour tracker ton temps ou tester la technique Pomodoro. Une des applications de time tracking les plus connues est Toggl. Je lui préfère Simple Time Tracker, que je trouve plus simple et ludique.

4. Faire des to-do lists réalistes

Tu es peut-être une adepte des listes de choses à faire, comme moi. Ça aide à organiser ses pensées et ses journées. Mais attention aux pièges ! Une to-do list, oui, mais à condition qu’elle ne commence pas sur ta feuille pour se terminer sur ton bureau. Pour qu’elle soit efficiente, ta liste doit être réaliste !

Je te conseille de limiter le nombre d’éléments que tu y mets. Plus il y en a, moins tu as de chances de tout cocher. Tu n’en sortiras qu’avec de la culpabilité et un ressenti négatif. Alors que si tu te limites à 4 ou 5 tâches, que tu traites réellement, tu auras rempli ton contrat et tu savoureras le sentiment du devoir accompli !

Il faut donc être réaliste pour que ce soit réalisable. Pour que ta do-do soit un véritable outil de productivité, tu peux aussi classer les tâches et missions selon différentes catégories et ordres de priorité. Tu peux par exemple t’inspirer de la matrice d’Eisenhower. Cette méthode d’organisation consiste à hiérarchiser les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.

Ou alors tu peux décider de t’attaquer à tes missions en fonction du temps qu’elles vont te prendre, soit en commençant par te débarrasser des choses rapides, pour te consacrer ensuite aux plus longues, soit l’inverse.

🔋 Le hack : pour éviter trop de charge mentale et de stress, prépare ta do-do list la veille pour le lendemain, à la fin de ton temps de travail. Ça libère la tête pour la soirée et tu peux profiter d’un temps de qualité avec ta famille, tes amis ou Netflix.

5. Déléguer, ou comment gagner en productivité

Déléguer et sous-traiter ont plusieurs avantages :

• gagner du temps pour le consacrer à ton cœur de métier ;
• te débarrasser des tâches que tu n’aimes pas faire ;
•  éviter celles pour lesquelles tu ne te sens pas légitime.

Certes, c’est un budget à prévoir. Si ton chiffre d’affaires n’est pas suffisamment élevé, ne te mets pas dans le rouge, ça va de soi. Mais si ton CA est confortable et que tu peux te permettre d’en investir environ 10 % en déléguant, ton entreprise te remerciera. En effet, tu dépenses de l’argent pour sous-traiter, mais le temps que tu y gagnes te permet d’accorder plus d’heures à tes clients, et donc d’augmenter tes revenus par ailleurs.

Il y a plusieurs choses dans ton business que tu peux déléguer :

• la comptabilité (la mal-aimée) à une comptable ;
• le référencement de ton site et la rédaction d’articles à une rédactrice web SEO ;
• l’administratif (et bien plus encore) à une assistante virtuelle ;
• la gérance de tes réseaux à une community manager, etc.

Les possibilités sont infinies, tout dépend de ce qui marche pour toi !

6. Ranger son espace de travail

C’est une petite astuce qui ne paie pas de mine, mais travailler sur un bureau où tu vois clair, c’est quand même mieux ! Fais de ton espace de travail un lieu cosy et propice à la concentration, sans pollution visuelle ou matérielle, pour être la plus productive possible.

C’est d’autant plus utile de ne rien laisser trainer si tu as un chat. Ça peut lui éviter de décider de faire un foot avec un trombone au moment où tu es au max de ton efficacité !

7. Limiter l’utilisation des réseaux

À moins que regarder des chorégraphies moyennement bien exécutées sur TikTok ne soit vital pour ton activité, essaie de restreindre ton temps sur les réseaux sociaux. Si tu es community manager, je ne m’adresse pas à toi, ça va sans dire. 😉

On a tendance à ne pas voir le temps passer lorsqu’on scrolle sur Instagram. Et pourtant, il file aussi vite que notre productivité s’envole. Alors on se reprend et on éloigne le téléphone (après avoir coupé les notifications, rappelle-toi !).

🪄 Le tip facile à mettre en place : il y a des fonctionnalités prévues sur les réseaux, qui te permettent de limiter la période de divagation. Une fois le temps limite atteint, c’est l’appli elle-même qui te rappelle à l’ordre. Hop, retourne au boulot !

8. Se couper du bruit

Un peu comme tu coupes tes notifications, tu peux limiter le bruit qui pourrait te gêner pendant le travail. Je ne sais pas toi, mais parfois, je me demande si ma voisine n’est pas payée par de sombres concurrents pour me déranger en plein pic de productivité. Si tu es souvent dérangée par des visites impromptues, mets un mot sur ta porte. Les boules Quies ou le casque anti-bruit, ça fonctionne aussi !

Se couper du bruit ? Ou pas ! Certains sons sont connus pour aider à se concentrer et à redoubler de productivité, comme les bruits dits « blancs ». Pour moi, rien de tel que le bruit de la pluie qui tombe pour me mettre dans ma bulle. Merci YouTube !

9. Diviser un gros projet en micro-tâches

Si tu es ici, en train de lire tous ces conseils pour être plus productive, c’est sûrement que tu as une fâcheuse tendance à procrastiner. Souvent, quand on repousse quelque chose, c’est parce qu’on a la flemme, oui, OK, mais aussi et surtout parce qu’on se laisse submerger par l’ampleur de la chose en question. On peut alors la diviser en plusieurs petites étapes, pour que ça paraisse plus abordable.

Par exemple, pour un article de blog optimisé, je dois faire des recherches sur le sujet, trouver le bon mot-clé à traiter, définir un plan optimisé, rédiger l’article, dénicher les images adaptées, relire et corriger, puis l’intégrer sur WordPress. Je ne fais jamais tout d’un coup, je ne trouverais pas la motivation pour ça. Alors je divise en toutes ces étapes que je viens de te citer, et je les programme sur 2 à 3 jours. En plus, ça permet de prendre du recul et de revenir sur le projet avec un œil et un esprit reposé.

Pour toi, il est peut-être plus facile de faire au contraire tout d’un coup. Encore une fois, il ne faut pas copier les méthodes des autres, mais plutôt déterminer celle qui est le mieux adaptée à ton rythme de travail.

10. Faire des pauses

N’oublie pas de faire des breaks ! On n’est pas venu là pour souffrir, OK ? C’est essentiel, si tu ne veux pas finir en burn-out, avec le cerveau complètement calciné. Il s’agit de s’arrêter, de déconnecter un instant, pour mieux t’y remettre après. Et profites-en pour faire quelque chose qui te plait : lire un chapitre, faire une petite balade, boire un chocolat chaud, méditer… Bref, prends du temps de qualité pour toi. J’ai dit de qualité, repose cette panière à linge tout de suite !

⚠️ Attention à la pause Netflix ! Le « juste un épisode », on sait toutes où ça mène.

11. Avoir un corps sain

Je vais éviter de dériver sur ce sujet. Je suis d’ailleurs très mauvaise élève. Mais bon, on le sait, une bonne nuit de sommeil, ça aide à avoir les yeux en face des trous, une mémoire fiable et une concentration efficace. Donc bien manger, bien dormir, bien s’hydrater, ça parait évident et pourtant, c’est souvent négligé. Bizarrement, quand tu as bien entamé la trentaine, ton corps te le rappelle régulièrement ! Et quand je dis « bien manger », je veux dire équilibré et en quantités adaptées. Parce que j’ai de sérieux doutes sur la capacité à être productif après une bonne grosse raclette.

 🚶🏻‍♀️‍➡️ Mon truc à moi : la marche ! C’est l’idéal quand je suis en panne de créativité et d’inspiration. Après une balade, je me sens toujours plus opérationnelle !

12. S’offrir des récompenses

J’allais oublier le plus important… Ou du moins ma partie préférée. Il faut fêter les succès et les avancées. Fais une liste de récompenses qui te feraient plaisir et une liste des buts que tu veux atteindre. Attribue une récompense à chaque objectif rempli. Ça te motivera à tout déchirer !

Pssst ! Ça fonctionne aussi pour tes objectifs personnels !

13. Se lâcher la grappe !

Tu es entrepreneuse, pas Superwoman. Le monde continuera de tourner demain, même si tu n’as pas retouché toutes les photos du mariage de Thérèse et Gégé, ou finalisé le road book de Machin Chose.

Tu as fait de ton mieux ? Alors tout va bien, tu seras plus productive demain.

Comment être plus productive au travail ? Le récap des astuces

Être productive, ce n’est pas être une machine de guerre qui ressort de sa journée avec 3 balafres et des cernes jusqu’aux commissures des lèvres. C’est respecter un rythme qui t’est propre et qui te permet d’être rentable, tout en profitant de ta vie à côté du travail.

Pour être une solopreneuse plus productive et rentable, tu peux :

• mieux gérer ton temps en le trackant et en t’organisant grâce au time blocking ;
• te mettre dans des conditions de travail optimales et propices à la concentration, en coupant tes notifications, tes réseaux sociaux et en t’installant dans un bureau calme et organisé ;
• planifier tes journées avec une to-do list réaliste, des projets divisés en étapes et des pauses bien méritées ;
• prendre soin de toi pour être en forme, motivée et sans pression ;
• déléguer ce qui peut l’être, pour faire évoluer ton entreprise.